リモートワーク導入の要点 リモートワーク導入を今こそ再考

働き方改革

緊急事態宣言が解除されてから会社への出社を再開する企業が増えてきているようです。せっかくリモートワーク導入が推進されている中、実にもったいないことだなと個人的に思います。だって緊急事態宣言中リモートワークで業務が回っていたのであれば緊急事態宣言が解除された後もリモートワーク継続できるでしょ?

さて、リモートワークの注目が世間から離れる中、リモートワークに再注目してもらうためにリモートワークを導入・継続するための要点をまとめました。

リモートワークのメリット

労働者側のメリット

  • 通勤時間がなくなるため、プライベートで有効に使える時間が増える
  • ストレスとなりうる人と顔を合わせることがなくなるため、オフィスにいるよりはストレスが減る
  • コミュニケーションを活用することで風通しが良くなり同僚との関係性が強化される可能性あり

企業側のメリット

  • オフィスを縮小できるためその分の家賃や什器・備品を用意する必要なく、リモート化した社員の交通費がかからなくなる等、固定費を削減できる
  • 地理的要因で仕事を諦めていた優秀な人材を採用できる
  • 無駄な会議がなくなり、会議の生産性が高まる

コミュニケーションツールを活用する

リモートワーク中のコミュニケーションはChatworkやSlack等のテキストコミュニケーションができるツールを使用しましょう。LINE等の普段使っているツールではないものが望ましいです。公私をはっきりわけるためにプライベートで使用するツール・アカウントとは異なるものを使用しましょう。

複数のスレッド、ルームを用意しましょう。少なくとも2つ、さらに業務に合わせた小チームごとに用意するといいでしょう。

あいさつ専用のルーム

おはようございます、お疲れさまでした、を書き込むだけのルームです。実際のオフィスでも朝黙って出社する人や夕方こっそり帰る人もいないように、リモートであろうと仕事の開始/終了時に一言挨拶はあるべきです。業務のやりとりする部屋ではあいさつも埋もれてしまい、誰が出社して誰がもう仕事終わったのかがわからなくなるため専用のルームがあるといいでしょう。

お昼休みの前後にも一言発信するルールにするのも良いでしょう。「あいつ出社してるのか?」を解決する方法です。

チーム全員がいるルーム

チーム全体で一つのルームを用意します。このルームでは上司からのメンバーへの報告やチーム全体で共有すべきことを話す場です。オフィスであるような他愛もない雑談も円滑なチームコミュニケーションには必要です。個人情報が含まれる話やごく個人的な話でなければすべてこのルームで行います。

というのも、チャット形式のコミュニケーションツールの良いところはテキストのログが残ることです。そのため検索や過去の振り返りができるためノウハウの蓄積という面で役に立ちます。また、後述しますがリモートワークを導入した際の人事評価は結果のみで評価されがちですが、「この人はこの時こんなことを考えていたな」ということが後々振り返ることができます。

オフィスにいるときの雑談もありです。ChatworkやSlackの良いところは雑談もリアルタイムに返信する必要がないことです。オフィスでの雑談はその間手が止まってしまいますが、チャット上では手が空いた時に返信すればいいのです。「仕事中に雑談なんてけしからん!」などと言わずに。オフィスでだってタバコやトイレ、コーヒー等休憩時間は結構多いものです。もちろんチャット上で雑談らだけなのは論外ですが多少の雑談はチームコミュニケーションを活性化させ、仕事上にアイデアを与える可能性があります。

もちろんですが返信を強要するのはNGです。

クラウドサービスを活用する

出社が必要な理由として多く聞かれるのが「上司のはんこが必要だから」。そのはんこが社内の決裁で必要なものか、はたまた社外に向けて必要なはんこなのかはわかりませんが、なくしましょうそんなもの

社内向けは決裁フローの改善を

社内向けでは決裁フローを見直すことが必要です。クラウドで利用できるワークフローシステムを導入すれば決裁で上司のはんこをもらうために出社する必要がありません。

有名所では会計ソフトのfreeeジョブカン等様々なソフトがあります。組織の規模や特性に合わせて様々なシステムを選択することができます。初期費用はかかるかもしれませんがその後の業務効率を考えると、リモートワークが推進されつつある今導入すべきでしょう。

社外向けには電子契約システムを

最近クラウドサインのCMをよく見ますね。Webで完結する電子契約システムです。電子契約ですが法的にも有効な書類として扱われます(一部の法令により紙の書面義務化があるものは除きます)。つまり、一般的な契約書は押印の必要もないのです。とはいえいきなりはんこをなくすというのも文化的に難しい面もあるのでしょうが、一部の省庁ではすでにハンコ文化を無くす方向で動いているようですので民間でも広がるといいなと思います。電子契約書には収入印紙が不要というメリットもありますしね。小さな取引からでも徐々に電子契約システムが広げていければいいですね。

補助金・助成金の対象になる場合もある

これらのクラウドサービスの導入は補助金や助成金の対象になる場合もあり、自己負担が軽く導入できるチャンスでもあります。一部をご紹介いたします。

IT導入補助金

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令和元年度補正予算「IT導入補助金(サービス等生産性向上IT導入支援事業)」のポータルサイトです。本事業は、ITツールを導入しようとする事業者に対して、ITツール導入費用の一部を補助する制度です。

ソフトウェア導入関連費等が補助対象です。

持続化補助金

令和元年度補正予算 日本商工会議所 小規模事業者持続化補助金 ::  TOP 

業務効率化(生産性向上)の取組が補助対象です。

リモートワークでも人はサボらない

リモートワークを導入できないもう一つの壁が「リモートワークではサボるのではないか?」ということ。そもそもですが「リモートワークだからサボる」ということはなく、サボる人はオフィスにいてもサボります。休憩時間が長い人、タバコ休憩が多い人、トイレによく行く人、仕事してると思いきや趣味のネットサーフィン(死後)している人。言ってしまえばこういう人はリモートワークにしてもサボりますが、真面目な人はサボりません。

リモートワークでもチャットを用意することでリアルタイムにコミュニケーションをとります。むしろチャットのほうがコミュニケーションとれる人だっています。

リモートワークでは評価するものは成果だけとなってしまいがちです。しかしチャットを導入することで成果だけでなく経過もテキストとして残すことができます。チャットはコミュニケーションだけでなく、一種のサボりの抑止にもつながります。

サボりが気になるからといってZoom等のMTGツールでずっと監視するというのはNGです。ストレスにしかなりません。

さあ、リモートワークをもう一度検討しよう

リモートワークに対する「壁」はいくらでも取り払えることを紹介しました。もはや社会的にもリモートワークを推進する環境が整っており、もはや決定権者の気持ち一つでリモートワーク化できるのです。コロナウイルスも第二波が来てから慌ててリモートワークを再開するより、リモートワーク化できる業務はこの機にリモートワーク化を進めてみてはいかがでしょうか。

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